La scrivania è il luogo dove passiamo più tempo durante le nostre giornate, in ufficio e anche a casa. Ecco come organizzarla al meglio.
Documenti, post-it, fogli, calendari: sono tantissimi gli oggetti che ogni giorno si accumulano sulla nostra scrivania, e che sia quella di casa o quella del nostro ufficio, si tratta del posto più importante e dove trascorriamo la maggior parte delle nostre ore di lavoro. Ma lo sapevate che la qualità della nostra giornata lavorativa è direttamente proporzionale all’organizzazione della scrivania? Ecco tutti i segreti e le regole per tenerla ordinata!
Scrivania organizzata? Maggiore produttività
Lavorare in spazi disorganizzati, ingombri di oggetti e caotici diminuisce nettamente la nostra produttività. Questo perché passiamo tempo a cercare fogli che non troviamo, oppure perché ci perdiamo fra un portapenne colmo di bic scariche a una pila di documenti vecchi. E così perdiamo la concentrazione e non riusciamo a focalizzarci sul nostro obiettivo.
Insomma, se anche la vostra scrivania è un vero e proprio caos e volete migliorare subito la vostra produttività, esistono delle semplici regole e suggerimenti che vi permetteranno di dare una svolta alla vostra routine lavorativa. Ecco come fare!
Come organizzare la scrivania in ufficio: 10 regole
– La costanza è la prima regola! Spesso ci dimentichiamo di pulire la scrivania e rimandiamo il tutto al venerdì, quando oramai il caos regna sovrano sul nostro tavolo. In realtà, basterebbe dedicare all’ordine e alla pulizia 5 minuti al giorno, magari approfittandone durante una pausa o sistemando a fine giornata.
– Non accumulare. Una tendenza diffusa è quella di accumulare oggetti, fogli, cartelle, penne e quant’altro. Niente di più sbagliato! Ricordati, in quei 5 minuti giornalieri, di buttare via tutto ciò che non ti serve più così da non ritrovarsi con troppe cose e non riuscire più a fare ordine.
– Cerca di creare degli spazi organizzati. L’ordine deve essere prima mentale. Studia bene il tuo ambiente lavorativo e crea degli spazi organizzati sulla tua scrivania, sistemando fogli, calendario, portapenne e tutto ciò che ti serve in un posto ben preciso.
– Portati solo lo stretto necessario. Talvolta perdiamo il controllo e ammucchiamo tantissimi oggetti sulla nostra scrivania. Ma poi ci rendiamo conto che… alcuni di questi non li utilizziamo mai. Per farla breve, sei davvero sicuro di avere bisogno di un temperamatite giganti o di un ventilatore USB a dicembre?
– Be Digital! La carta è sicuramente la principale causa di disordine su una scrivania. Quando ne hai la possibilità, utilizza file digitali sul computer, ma cerca di tenere ordinato anche il desktop, organizzandolo con cartelle e sottocartelle così da avere tutti i file sottomano.
– Utilizza cartelle, separa documenti e cassetti. Se invece non puoi fare a meno della carta stampata, cerca di dividere il tutto utilizzando cassetti, separa documenti e tutto quanto ti serve per organizzare al meglio il lavoro.
– Metti un cestino della carta vicino. Potrà sembrare una banalità, ma avere un cestino vicino alla tua postazione renderà meno impegnativo liberarsi dei documenti inutili. Provare per credere!
– Anche la pulizia è importante! Oltre a sistemare, ricordati di pulire tavolo, tastiera e schermo del computer almeno una volta o due a settimana, così da eliminare la polvere e mantenere l’ambiente sano e pulito.
– Butta via le cose che non servono più. Tutti noi tendiamo ad accumulare non solo fogli e scartoffie, ma anche penne scariche, calendari da tavolo vecchi, pinzatrici non funzionanti e tante altre cose ancora. In questo caso, la regola è semplice: elimina tutto ciò che non funziona, non serve o non utilizzi più!
– Crea uno spazio personale. Portati una pianta, una foto, un soprammobile o qualsiasi oggetto personale per addobbare la tua scrivania. Ti sembrerà così di essere a casa, creando un ambiente piacevole, e questo ti porterà anche a tenerlo più pulito.
Organizzare la scrivania a casa: come fare
Per quanto riguarda la scrivania che abbiamo a casa, valgono sempre le regole dette in precedenza, solo che bisogna declinarle all’ambiente casalingo, che non è quello dell’ufficio.
Se sei in regime di smart working o lavori abitualmente da casa, bisogna che la scrivania sia organizzata al meglio. In particolare è bene sistemare gli oggetti presenti in maniera sensata e ordinata, non creando accumuli di cose che magari non servono. Inoltre in un cassetto vicino è bene avere tutti gli oggetti che si usano maggiormente, a portata di mano; invece gli oggetti che sono d’intralcio è meglio metterli lontano dalla postazione.
Quando si lavora da casa, inoltre, è bene evitare le distrazioni, che magari sono più frequenti rispetto a quando si è in ufficio con i colleghi e il capo. Per fare questo è bene lavorare in una stanza adibita solo per il lavoro, con pochi oggetti. Il consiglio più importante è puntare sulla semplicità!
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