Lettera formale: le regole da seguire per l’impostazione, l’intestazione e la stesura di una raccomandata.
Prima o poi tutti nella vita si troveranno davanti alla necessità di scrivere una lettera formale. Ed è proprio in questi momenti che spesso veniamo assaliti da tantissimi dubbi: ma come si fa, come si inizia e come si intesta? In effetti, se non si è costretti per lavoro ad avere spesso a che fare con comunicazioni ufficiali, diffide o avvertimenti vari, una lettera formale può diventare un bel grattacapo.
Tuttavia, non è nulla di davvero impossibile, e anzi basterà seguire poche semplici regole per poterne scrivere una perfetta (o quasi). Ecco i suggerimenti più importanti e le norme che devi tenere a mente.
Impostazione lettera formale: le regole da conoscere
Prima di entrare nel cuore del problema, cerchiamo di chiarire una questione: non esiste in realtà alcun concetto giuridico di “lettera formale”. Con questa espressione ci si riferisce solitamente a una missiva inviata a una lettera che non conosciamo, o a cui vogliamo comunque mostrare massimo rispetto o con cui vogliamo mantenere invece le distanze.
Detto questo, vediamo come intestare una lettera formale. Sappiamo bene che l’intestazione resta infatti il biglietto da visita più importante per questo tipo di comunicazione. Sulla lettera va riportata, nel margine sinistro alto, il nome, il cognome e l’indirizzo del mittente, completando il tutto, eventualmente, dal numero di telefono se si vogliono avere comunicazioni più rapide. Sul margine destro, qualche riga più in basso, vanno invece messe le informazioni sul destinatario.
Come scrivere una lettera formale: i suggerimenti da seguire
L’inizio della lettera formale è molto importante e dipende anche dall’identità del nostro interlocutore. Se ci stiamo confrontando con una persona fisica, potremmo iniziare con Egr., che sta per “egregio”, oppure con un più amichevole Gent.mo/a, che sta per “gentilissimo/a”. Se conosciamo il suo titolo professionale potremmo poi aggiungere una sigla come Dott., Prof. o avv. Qualora invece ci stessimo rivolgendo a una ditta o a una società , la lettera dovrà iniziare con Spett., che sta per “spettabile”, seguito dal nome sociale riportato per intero.
Prima di cominciare, è buona prassi in una lettera formale inserire prima del contenuto l’oggetto della comunicazione (ad esempio “contestazione fattura”, “richiesta risarcimento”, “richiesta colloquio”), per poter fornire subito al destinatario di comprendere quale sia l’oggetto della lettera in questione. Riguardo al contenuto, invece, sono pochi i consigli da seguire. Iniziamo con l’esposizione dei fatti e poi arriviamo subito al “sodo”, rendendo chiara la nostra richiesta o la nostra diffida.
Per chiudere, puoi utilizzare una formula come “distinti saluti“, anche quando il tono è piuttosto alterato, per eventuali diffide o altro. Alla fine è poi consigliabile inserita la data, seguita dalla firma. Se la prima può non essere inserita, l’altra è obbligatoria.
Insomma, come abbiamo visto non è davvero complicato scrivere una lettera dal tono formale. Se ancora qualcosa non ti è chiaro, puoi cercare un esempio di lettera formale tra le tantissime risorse ufficiali disponibili sul web.
